Quels sont les outils informatiques indispensables dans un bureau?

Vous êtes sur le point de démarrer votre activité professionnelle ? Sachez que l’acquisition de mobilier et d’équipements de bureau, tels que des ordinateurs, des photocopieurs, des imprimantes et des outils de téléphonie, fera sûrement partie des premières étapes. Voici une sélection des matériels bureautiques essentiels que vous devez absolument avoir dans votre entreprise.

Un bon système téléphonique d’affaires

Dans une entreprise, le téléphone est sans aucun doute le principal moyen de communication pour rester en contact avec les fournisseurs, les clients et les collaborateurs. Comprendre quels services, fonctionnalités et options sont disponibles vous aidera à acheter le système téléphonique adapté à la taille et au budget de votre entreprise.

Des ordinateurs et des logiciels

Aujourd’hui, force est de constater que l’information est considérée comme la pierre angulaire de toute entreprise à succès. La clé pour tirer parti de l’information à votre avantage est d’acheter et de mettre en œuvre les bons ordinateurs et logiciels pour votre entreprise. L’ordinateur est aussi désormais indispensable à la communication d’entreprise grâce au courrier électronique.

Vous voudrez également explorer les systèmes de sauvegarde de vos données d’entreprise. Il existe de nombreux services en ligne disponibles dès maintenant qui vous éviteront d’avoir à investir dans un équipement de sauvegarde sur site sécurisé et fiable pour votre entreprise.

Une imprimante multifonction

L’information est organisée, manipulée et déplacée de manière électronique, mais les gens sont toujours accros au papier :

• S’il s’agit d’un document électronique, tout le monde voudra sûrement l’imprimer ;
• S’il est imprimé, vous voulez le scanner ;
• Si c’est ailleurs, le fax est la solution.

L’achat d’un photocopieur multifonction comme celui de Infodeos pour tout réaliser, peut faire gagner du temps et de l’argent à votre entreprise.

Un bon réseau informatique et une connexion Internet de qualité

Si l’information est l’élément vital de l’entreprise, alors les réseaux informatiques sont les veines et les artères qui canalisent cette information dans différents services de votre entreprise. Pour cela, vous aurez besoin des éléments suivants :

• Un câblage Ethernet ;
• Un routeur ;
• Des commutateurs, surtout si vous avez besoin de configurer un réseau plus important pouvant prendre en charge un grand nombre d’employés ;
• Un modem : pour la connexion de votre réseau au monde extérieur. C’est, en effet, avec ce modem que vous aurez besoin du service Internet d’un fournisseur en accès Internet.

Un smartphone

D’après le dicton “Le temps, c’est de l’argent”, communiquer efficacement est la meilleure façon d’économiser du temps et donc de l’argent. Pour cela, il est important de rester bien organisé et ponctuel. Non seulement, cela vous rendra plus professionnel, mais en plus de cela, vous allez pouvoir mieux gérer votre stress au quotidien pour éviter un burnout professionnel.

C’est pour toutes ces raisons que le smartphone demeure un outil indispensable à chaque professionnel de nos jours. Il vous permet d’avoir accès à la messagerie de bureau et à certains autres outils de travail via des applications mobiles (créées via des outils comme Ansible notamment). De ce fait, vous pouvez gérer facilement et rapidement certaines situations d’urgence même si vous n’êtes pas au bureau.

• L’ordinateur de bureau
• Les périphériques d’acquisition et d’impression
  • L’imprimante
  • Le scanner
• Les périphériques de communication
  • La webcam
  • Le micro-casque
• Les périphériques de stockage
  • Le disque dur externe
  • Les clés USB

En tant qu’entrepreneur, vous vous devez d’être bien équipé niveau matériel pour accomplir correctement votre métier. Quelles que soient l’activité et la taille de votre entreprise, vous aurez toujours besoin d’équipements informatiques pour la réalisation de vos tâches administratives. Ordinateur, imprimante, scanneur… Découvrez dans cet article les équipements informatiques indispensables pour votre bureau.

L’ordinateur de bureau

Aussi appelé PC (Personal Computer), l’ordinateur est le premier outil informatique indispensable dans un bureau. Grâce aux logiciels et applications adaptés, il permet de réaliser plus facilement toutes les tâches vitales au bon fonctionnement de l’entreprise. Il permet entre autres de :

• Saisir, informatiser et traiter des données essentielles,
• Rédiger, envoyer et recevoir divers documents,
• Se connecter sur internet et/ou intranet et ainsi communiquer facilement avec les collaborateurs, les clients et les fournisseurs…

Selon vos besoins et votre budget, vous aurez le choix entre un PC fixe ou portable. Outre la mobilité, la taille de l’écran, la puissance du processeur, les capacités de la mémoire vive et du disque dur interne sont également des critères de choix importants. Pour choisir le modèle qui vous convient, veillez à bien prendre en compte l’usage que vous souhaitez en faire et les tâches que vous allez réaliser avec. Si vous optez pour un PC portable, veillez également à prendre en considération son autonomie.

Pour optimiser le confort de manipulation de votre ordinateur, n’hésitez pas à vous équiper d’accessoires dédiés comme un clavier ergonomique, une souris sans fil ou encore un tapis de souris.

Les périphériques d’acquisition et d’impression

L’imprimante

Pour imprimer des prospectus, des notes de service, des factures… L’imprimante a toute son utilité au sein d’une entreprise. Autrefois onéreux, ce type d’équipement informatique est désormais à la portée de toutes les bourses (pensez à vous protéger de la cyberattaque). Cependant, il faut faire attention, car pour fonctionner, une imprimante doit être alimentée régulièrement en cartouches d’encre.

Le choix de cartouches d’encre dépendra essentiellement du type d’imprimante. Vous devrez ainsi opter pour des cartouches jet d’encre pour une imprimante jet d’encre et des toners ou cartouches laser pour une imprimante laser. Si votre appareil est encore sous la « garantie constructeur », privilégiez les cartouches d’origine dites « de marque ». Ainsi, si votre imprimante est de marque Brother, utilisez uniquement une cartouche d’encre Brother. Vous vous assurerez de cette façon de conserver la « garantie constructeur » et d’avoir une qualité d’impression optimale. Mais lorsque le délai de la garantie est expiré, vous pouvez vous tourner les cartouches compatibles dites génériques qui ont l’avantage d’être moins chères.

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Par ailleurs, vous aurez bien évidemment besoin de papier dans le cadre d’une impression. Mais pour des raisons écologiques, il est recommandé d’imprimer seulement lorsque c’est vraiment nécessaire.

Le scanner

Une entreprise se doit également d’avoir un scanner, car elle peut être amenée à scanner un certain nombre de documents. Actuellement, vous avez le choix entre les scanners à défilement, à diapositives, à main, à tambour, de codes-barres et à plat, mais ce dernier est le plus utilisé dans les bureaux. Le scanner à plat est prisé notamment pour son prix abordable et sa facilité d’utilisation. Comme son nom l’indique, il vous suffit de poser le document à plat sur la vitre pour que le scan soit effectué. Pour réaliser des économies, vous pouvez opter pour une imprimante avec scanner intégré.

Les périphériques de communication

La webcam

Selon l’activité de votre entreprise, mais aussi dans le cadre de votre développement, vous aurez également besoin d’une webcam. Intégrée à l’ordinateur, mais pouvant aussi s’acheter séparément, la webcam permet de diffuser en temps réel des images vidéo partout dans le monde, du moment qu’une connexion est disponible. Elle est donc indispensable pour faire des vidéo-conférences. Grâce à ce matériel, vous pourrez organiser des réunions professionnelles avec vos collaborateurs et vos fournisseurs sans avoir à vous déplacer. Vous pourrez également faire passer des entretiens en ligne à des candidats à travers tout le territoire national et même le monde entier.

Si vous faites l’acquisition d’une webcam séparément de votre ordinateur, prenez bien en considération la résolution, la stabilité et la qualité du microphone du modèle afin de garantir une image et un son convenable.

Le micro-casque

Si votre activité implique la réception et l’émission de nombreux appels, il peut être judicieux de vous doter d’un micro-casque. Il s’agit d’un appareil qui combine casque audio et microphone. Astucieux, le micro-casque vous évite de tenir le combiné du téléphone pendant toute la durée de l’appel. Il peut notamment être utilisé durant une visio-conférence pour améliorer considérablement la qualité sonore. Il est généralement associé à un logiciel dédié lorsqu’il est utilisé au sein d’une entreprise de gestion d’appels.

Les périphériques de stockage

Le disque dur externe

Si votre entreprise traite et stocke des volumes de données conséquents, l’usage d’un ou de plusieurs disques durs externes est vivement recommandé. Et ce, bien que l’unité centrale de votre PC dispose déjà d’un disque dur interne. Recourir à un disque dur externe vous permet non seulement de gagner de l’espace de stockage supplémentaire, mais il vous permet également de sécuriser vos données.

Il existe aussi bien des disques durs externes pour PC fixe que pour PC portable. Pesant plusieurs kilogrammes, les disques durs externes pour PC fixe peuvent stocker entre 750 Go et 6 To de données. Nettement moins lourds, environ 200 grammes, les disques durs externes pour PC portable ont une capacité maximale de 2 To. Pour compenser la capacité de stockage limitée, ils ont toutefois l’avantage de coûter moins cher et de se transporter plus facilement que les disques durs externes pour PC fixe. Ils se connectent également plus facilement à l’ordinateur.

Les clés USB

Tout comme les disques durs externes, les clés USB sont des unités de stockage. Elles sont cependant plus compactes et moins encombrantes. D’une capacité de stockage de 2 To maximum, elles sont idéales pour transporter des données pour une réunion par exemple ou pour une présentation powerpoint. Pour y transférer des données, il vous suffit de les connecter sur un port USB de votre ordinateur. Elles s’imposent par ailleurs comme d’excellents cadeaux d’entreprise pour vos clients et vos fournisseurs. Pour ce faire, veillez d’une part à bien mettre dans vos clés les données et les informations que vous souhaitez transmettre et d’autre part, à mettre votre logo ou le nom de votre entreprise en évidence sur les clés.