La gestion d’un flux incessant d’e-mails est souvent source de stress et de perte d’efficacité au travail. On gaspille en effet beaucoup de temps à consulter ses boîtes de courrier électronique1, à répondre à des questions par écrit qui auraient pu être résolues plus facilement et rapidement de vive voix ou par téléphone, et à faire le tri entre les diverses sollicitations non désirées. Show
Pour éviter de s’interrompre dans son travail et de fonctionner en mode multitâche (ce qui n’est ni efficace ni rentable à court et à long terme1), on peut utiliser un certain nombre d’outils pratiques. Ces derniers doivent toutefois s’inscrire dans une démarche plus globale afin de gagner plus nettement en productivité et en sérénité. Beaucoup de tâches liées aux e-mails peuvent ainsi être automatisées pour fluidifier la productivité et libérer de l’énergie pour ce qui en vaut vraiment la peine. Ce qu’on appelle « l’inbox 0 » est également bénéfique pour gagner en efficacité. Cependant, sans système et sans automatisation, cela peu s’avérer ardu. Il n’est en effet pas rare de consacrer une heure par jour au traitement des e-mails quand on souhaite garder une boîte de réception vide. Heureusement, il existe de nombreux outils et méthodes pour que les mails soient au service de votre travail, et non l’inverse. Dans cet article, je vous propose d’en découvrir quelques-uns :
1. Créer des filtres ou règles automatiquesUne première technique consiste à filtrer vos e-mails afin que ceux-ci soient classés, transférés ou étiquetés automatiquement. Ainsi, les mails sur un projet donné peuvent être automatiquement regroupés, ceux concernant l’administratif être déplacés dans le dossier adéquat, etc. Associés à la création de dossier, d’étiquettes ou de modèles de mails, les filtres peuvent vous faire gagner un temps précieux au quotidien. Non seulement votre boîte de réception sera mieux organisée, mais en plus vous gagnerez un temps précieux puisque vous n’aurez plus à faire ce travail manuellement. Les filtres offrent de nombreuses possibilités que nous allons détailler pour quelques grands fournisseurs d’adresses e-mail. Quasiment toutes les plateformes d’e-mail proposent cette fonction, donc vous ne devriez pas avoir de mal à trouver des tutoriels complémentaires si votre logiciel ou votre fournisseur préféré n’apparaît pas ici. Les filtres sur GmailVoici la procédure principale pour créer des filtres automatiques sur Gmail :
La fenêtre de Gmail vous permettant de choisir le type de filtre à appliquer aux mails sélectionnés. Vous pouvez également effectuer cette manipulation en cochant un e-mail spécifique.
Les filtres sur Microsoft Outlook Live mail (hotmail, msn, outlook)De la même manière, on peut instaurer des règles pour les boîtes mails de Microsoft. Menu de création de règles de tri pour les adresses mail de Microsoft.
On peut par exemple créer la règle suivante : si l’émetteur du mail est ‘’ alors les mails seront déplacés dans le dossier ‘Amis’. Ainsi, à chaque fois que Jean-Pierre envoie un mail, ce dernier sera automatiquement déplacé dans le dossier ‘Amis’, plutôt que d’être dans la boîte de réception générale. On peut aussi automatiquement déplacer ou effacer un mail s’il a plus de X jours, le catégoriser comme « important » s’il a une pièce jointe, etc. Sur les logiciels Outlook et ThunderbirdLes logiciels de gestion d’e-mails vous offrent encore plus de possibilités. Par ailleurs, ils vous permettent de gérer plusieurs adresses e-mails en même temps. Je ne vais pas vous détailler ici la procédure de création de filtres pour tous les logiciels existants, mais vous proposer les liens vers les tutoriels officiels des deux programmes gratuits les plus utilisés, Thunderbird et Outlook :
Créer quelques règles ou filtres automatisés vous permettra de gagner du temps au quotidien en vous épargnant le travail de classement des messages reçus. On peut cependant encore simplifier la gestion des e-mails avec d’autres outils. Utilisez les filtres automatiques pour organiser vos e-mails ! Cliquez pour tweeter 2. Une extension pour gérer l’envoi et la réception d’e-mailsProgrammer l’envoi d’e-mailsBoomerang est un plugin de navigateur qui peut vous faciliter la vie et vous libérer l’esprit sur Gmail ou Outlook. Il y a quelques années, c’était même la seule manière de décaler l’envoi d’un e-mail. Aujourd’hui, cet envoi décalé peut se faire simplement en cliquant sur le petit triangle à droite du bouton « Envoyer » puis en sélectionnant la date et l’heure de son choix. Si vous avez un message important à rédiger rapidement, plutôt que de faire un brouillon et de vous reconnecter plus tard pour l’envoyer, vous pouvez ainsi programmer son envoi à un moment précis. Cela peut aussi constituer une sécurité pour vous donner le temps de relire votre mail avant l’envoi automatique. Vous pouvez aussi décider de n’envoyer votre mail de manière automatique que si votre correspondant ne vous écrit pas avant la date d’envoi que vous avez déterminée. Cette programmation de l’envoi est également utile lorsque vous avez des idées qui vous viennent tard le soir ou le week-end. Envoyer des mails professionnels en soirée n’est pas nécessairement une bonne idée : décaler l’envoi à la première heure le lendemain matin est souvent mieux perçu. Gérer les mails en attenteFixer des rendez-vousEnfin, boomerang permet de proposer facilement des dates de rendez-vous dans vos e-mails à partir de votre calendrier. Si vous utilisez Outlook, l’outil intègre automatiquement cette possibilité. Pour Gmail, il faudra installer un plugin complémentaire. Vous pourrez alors voir si les rendez-vous proposés dans un mail sont en conflit avec votre emploi du temps, partager vos disponibilités pour les prochains jours (sans révéler le contenu de ce que vous faites : les plages occupées sont marquées « busy« ), ou simplement cliquer sur votre calendrier pour proposer directement des créneaux. Votre interlocuteur pourra alors les sélectionner, ce qui créera le rendez-vous sur votre calendrier. On peut également programmer des événements de groupe très facilement. Seul « hic », cet aspect du plugin est en anglais uniquement. Boomerang est limité en version gratuite. Il existe des alternatives comme gmelius qui proposent également une formule gratuite et d’autres, payantes. 3. Se désabonner facilement des newslettersTout cela est possible de manière simple et rapide grâce à un service comme au site Cleanfox. Pour utilisez ce service gratuit, connectez-vous sur le site avec votre adresse e-mail, ce qui permettra à Cleanfox de scanner votre boîte à la recherche d’abonnements à des listes de diffusion. Une fois le scan effectué, vous pouvez choisir de vous désabonner ou au contraire de conserver les mails d’un expéditeur dans la boîte de réception. D’autres services comme Instaclean fonctionnent de la même manière. 4. Utiliser des modèles d’e-mailsDans certains cas, il nous arrive de devoir envoyer de manière récurrente le même type de mail, à quelques détails près. Pour gagner du temps, on peut préparer des modèles de mail réutilisables avec quelques ajustements rapides. On a ainsi toujours un mail parfaitement rédigé à portée de main pour chaque type de situation. Installer la fonctionnalité sur GmailSur Gmail, on dispose d’un réel outil intégré et facile à installer pour faire des modèles de mails. Pour ce faire, commencez par vous connecter à votre boîte Gmail, puis suivez ces étapes :
Créer et utiliser des modèles sur GmailUne fois le module activé, votre la page va se recharger. Vous pourrez alors utiliser les réponses standardisées. Voici comment faire :
Pour utiliser un modèle créé, procédez ainsi :
Créer et utiliser des modèles sur Outlook en lignePour les adresses de Microsoft, la procédure est similaire. Pour créer votre modèle, il vous faudra créer un nouveau message, cliquer sur les trois points horizontaux en bas puis cliquer sur l’icône des modèles (templates) en bas : Autres fournisseurs et logicielsSur tous les logiciels de gestion d’e-mail, vous pouvez enregistrer des modèles facilement en les sauvegarder sur votre poste. Pour cela, il faut créer un nouveau message puis le sauvegarder comme modèle (appelé aussi « template » ou « gabarit » en fonction des logiciels). Vous pourrez alors utiliser ce modèle à volonté. En ce qui concerne les autres fournisseurs d’e-mail et leurs interfaces en ligne, il n’existe pas de solutions simples, si ce n’est de sauvegarder des fichiers textes sur son poste ou dans un système de prise de notes (Evernote ou One Note par exemple) et d’en copier/coller le contenu. Cela est moins élégant et nécessite plus d’organisation, mais reste utile pour des mails longs et conséquents dont le contenu est récurrent. 5. Lier les e-mails à d’autres applicationsSimplifier la gestion des e-mails, c’est aussi les relier à votre environnement de travail. Ainsi, on peut utiliser des scripts pour automatiser certaines actions en fonction des mails reçus, ou au contraire faire faire certaines actions à d’autres programmes, applications ou logiciels à l’envoi de certains mails. On peut par exemple utiliser IFTTT pour l’envoi d’e-mails automatiques en réponse à tel ou tel correspondant ou mot clé contenu dans un mail reçu. On peut aussi transformer un mail en note sur un logiciel de notes numériques comme One Note ou Evernote. Il est également possible d’ajouter une tâche sur un logiciel de To-do lists à la réception de mails prioritaires. Fonctionnement de la plateforme IFTTTL’idée est donc d’automatiser de petites tâches simples et répétitives qui ne vous prennent pas nécessairement beaucoup de temps au quotidien, mais qui sont chronophages sur le long terme. IFTTT fonctionne avec les éléments suivants :
Ainsi, une recette complète d’IFTTT pourrait être :
Vous l’aurez compris, cette plateforme gratuite est très utile pour gérer vos e-mails, mais aussi plein d’autres services connectés. En bref, ce service vous permet d’automatiser certaines de vos tâches et d’associer vos mails à d’autres applications facilement. Le tout se fait de manière simple grâce à l’interface proposée par le site. 6. Utiliser les e-mails à bon escientEnfin, la meilleure manière de gérer ses mails est d’en diminuer le nombre. Il n’est en effet pas rare d’envoyer de nombreux mails très courts dans le cadre professionnel (on détourne alors le mail pour l’utiliser comme un chat). Pour vous éviter de crouler sous les échanges de mails brefs, peu clairs voire éparpillés, vous pouvez opter pour plusieurs stratégies :
Les méthodes pour faire le tri dans vos e-mailsDans cette article, nous avons évoqué plusieurs manières d’optimiser l’utilisation de vos boîtes mail :
Toutes ces approches peuvent vous faire gagner un temps précieux à moyen-terme et vous libérer l’esprit pour mieux vous concentrer sur votre travail. Cependant, il vous faudra aussi résister à la tentation de vérifier votre boîte de réception toutes les 10 minutes. Pour gagner en efficacité, contentez-vous de 2 sessions de mailing par jour, qui peuvent durer 30 minutes chacune. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps tout au long de la journée à cause des mails. Si vous appliquez les techniques présentées ici, un mail très important pourra être associé à l’envoi d’un sms, constituant ainsi une exception valable à ce régime plus raisonné de gestion des mails. Dès lors, vous ne passerez plus à côté des mails prioritaires sans pour autant vous laisser distraire par une consultation incessante de vos boîtes de réception ! Références
Bastien Wagener Docteur en psychologie et Maître-praticien PNL, je suis passionné à la fois par le développement personnel, mais aussi par la recherche sur les capacités et potentialités incroyables de l’être humain! Comment optimiser la gestion des mails ?Gestion de vos emails : les meilleures pratiques. Ne laissez pas le nombre d'emails « non lus » vous dépasser. ... . Programmez des réponses automatiques. ... . Transformez votre boîte de réception en véritable outil de travail. ... . Instaurez des « temps emails » ... . Désabonnez-vous des newsletters sans intérêt. ... . Limitez les envois groupés.. Qu'estPlus la pièce jointe est lourde plus l'émission de CO2 est importante ! L'impact de l'envoi d'un e-mail dépend non seulement du poids des pièces jointes, du temps de stockage sur un serveur mais également du nombre de destinataires. Un même e-mail envoyé à 10 destinataires verra son impact multiplié par 4.
Comment réduire l'impact environnemental de mes mails ?Comment réduire l'impact écologique de l'e-mail ?. Stocker en local. Le stockage des messages sur les serveurs consomme de l'électricité. ... . Nettoyer régulièrement sa boîte mail. ... . Limiter l'envoi des pièces jointes. ... . Ne pas multiplier les destinataires. ... . Imprimer avec modération.. Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour réduire les impacts pix ?6 - Éviter de recharger au maximum la batterie du téléphone. 7 - Mettre le téléphone en mode avion pendant la nuit. 8 - Privilégier les zones de bonne réception pour téléphoner. 9 - Mettre le téléphone en mode vibreur.
|